Tietosuojaseloste
Kyproskoirat ry:n tietosuojaseloste 25.5.2018
Kyproskoirat ry kerää henkilötietoja vain nykyisistä jäsenistään, eläimen adoptioprosessin läpikäyvistä ja adoptiosopimuksen tehneistä henkilöistä sekä vapaaehtoisista yhdistysaktiiveista. Henkilötietoja kerätään ja säilytetään vain siinä laajuudessa kuin se on toiminnan kannalta tarpeen.
Kyproskoirat ry noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Kyproskoirat ry
Rekisterinumero 207.925
Rajaniementie 180
41120 Puuppola
info.kyproskoirat[at]gmail.com
Yhteyshenkilö
Saara Fredriksson, hallituksen jäsen
saara.kyproskoirat[at]gmail.com
2. Henkilörekisterin nimi
Kyproskoirat ry:n jäsen- ja yhteystietorekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyoikeuden tarkoitus ja perusteet
Jäsen- ja yhteystietorekisteri sisältää tiedot yhdistyksen jäsenistä, eläinten adoptiota hakeneista ja adoptoineista sekä vapaaehtoisista.
Rekisteröidyllä on asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan, joka pohjautuu suostumukseen.
4. Käyttötarkoitukset
Toiminnassaan Kyproskoirat ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien velvoitteiden hoitaminen; jäsenyyteen liittyvät asiat, tapahtumat, kampanjat ja muu viestintä, adoptio-, kotihoitajuus- ja omistajayhteydenpito.
Turvallisuus
Kyproskoirat ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta rekisteriin pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.
Kyproskoirat ry:n rekisterit on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Paperiset rekisteritiedot säilytetään lukitussa tilassa, jonne on rajattu sisäänpääsy.
Rekistereihin sisäänpääsy edellyttää erillisen käyttöoikeuden myöntämistä ja kirjautumista käyttäjätunnuksella tai henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella.
Rekistereihin tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt henkilöt, jotka tehtäviensä hoitamisessa ko. rekisteriä tarvitsee.
Yhdistyksen hallitus myöntää käyttöoikeudet rekistereihin ja käyttöoikeus poistuu, kun henkilö ei enää tehtävässään tarvitse oikeutta ko. rekisteriin.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsen- ja yhteystietorekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:
– koko nimi ja yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero sekä maa), syntymäpäivä (ei henkilötunnusta)
– jäseneksi liittymispäivämäärä ja jäsenyystyyppi
6. Evästeiden käyttö
Yhdistys ei käytä tällä hetkellä evästeitä verkkopalveluissaan.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsen- ja yhteystietorekisteriin saadaan henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Rekisterinpitäjä rekisteröi ne tiedot, jotka rekisteröity itse yhdistykselle ilmoittaa.
8. Vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja käsitellään yhdistyksen sisällä siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU-tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
9. Automaattinen päätöksenteko
Kyproskoirat ry:n toiminnassa ei tehdä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) tarkoittamia automatisoituja päätöksiä.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.
Tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
11. Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Kyproskoirat ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta
pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
12. Henkilötietojen siirrettävyys
Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut sopimuksen tai suostumukseensa perustuen. Rekisteröidyn pyynnöstä kyseiset tiedot voidaan siirtää myös toiselle rekisterinpitäjälle, jolla on valmius ottaa kyseiset henkilötiedot vastaan tietoturvallisesti. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.
Tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
13. Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan ja täydentämään virheellisiä tai puutteellisia tietojaan sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna tietojen oikaisupyynnöllä. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään.
Oikaisupyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna ja osoittaa se rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
14. Rajoitusoikeus
Rekisteröity voi pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä EU tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja yksilöidä rajoitettavat tiedot.
Rajoituspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisena allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
15. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröity voi antaa Kyproskoirat ry:lle suostumuksia ja kieltoja liittyen uutiskirjeen vastaanottamiseen ja kuviin liittyen seuraavasti:
Suostumus; uutiskirje, kuvaaminen ja kuvien julkaisu
Kiellot; uutiskirje, kuvaaminen ja kuvien julkaisu
16. Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen
Henkilötieto poistetaan, kun käsittely- ja käyttötarve poistuu eikä henkilötietojen säilyttämiselle ole muuta perusteltua syytä.
17. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kyproskoirat ry varmistaa teknisin, fyysisin ja hallinnollisin suojatoimin henkilötietojen tietoturvallisuudesta. Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Tietojen eheydestä ja luotettavuudesta huolehditaan ja tiedot ovat saatavilla käyttötarkoituksiinsa, kun niitä tarvitaan.
Tietoturvallisuuden toteuttamisesta huolehditaan henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta alkaen kaikissa henkilötietojen käsittelyn elinkaaren vaiheissa, aina tietojen tietoturvalliseen hävittämiseen saakka.
18. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä laittomiksi arvioimistaan henkilötietojen käsittelytoimista valitus Tietosuojavirastolle. Lisätietoja valitusoikeuden toteuttamisesta http://www.tietosuoja.fi
19. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kyproskoirat ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Kyproskoirat ry (27.1.2019)
